跟单文员主要工作范围是生产部门，登记好产品的生产情况，管理好产品的相关信息，跟进下单情况。这次为您整理了跟单文员工作流程【优秀8篇】，如果能帮助到您，小编的一切努力都是值得的。
1、及时跟进生产物料需求情况、协调生产、物料及采购各部门工作；
2、负责跟进采购物料进度，确保计划物料准时到位并满足计划执行；
3、提前预警短缺物料并主动与采购部门协调解决；
4、物料库存的合理控制及物料相关数据的准备统计及分析1什么是生产与物料控制pmc意思为生产及物料控制。通常它分为两个部分：pc：生产控制或生产管制（台、日资公司俗称生管）。主要职能是生产的计划与生产的进度控制。mc：物料控制（俗称物控），主要职能是物料计划、请购、物料调度、物料的控制（坏料控制和正常进出用料控制）等。2产能分析主要针对的方面
1、做何种机型以及此机型的制造流程。
2、制程中使用的机器设备（设备负荷能力）。
3、产品的总标准时间，每个制程的标准时间（人力负荷能力）。
4、材料的准备前置时间。
5、生产线及仓库所需要的场所大小（场地负荷能力）。
生产排期应注意的原则生产计划排程的安排应注意以下原则：
1、交货期先后原则：交期越短，交货时间越紧急，越应安排在最早时间生产。
2、客户分类原则：客户有重点客户，一般客户之分，越重点的客户，其排程应越受到重视。如有的公司根据销售额按abc法对客户进行分类，a类客户应受到最优先的待遇，b类次之。c类更次。
3、产能平衡原则：各生产线生产应顺畅，半成品生产线与成品生产线的生产速度应相同，机器负荷应考虑，不能产生生产瓶颈，出现停线待料事件。
4、工艺流程原则：工序越多的产品，制造时间愈长，应重点予以关注。pmc管理不当易造成的现象pmc的计划能力、控制能力及沟通协调能力做得差，容易造成以下现象：
1）、经常性的停工待料：因为生产无计划或物料无计划，造成物料进度经常跟不上，以致经常性的停工待料
2）、生产上的顿饱来一顿饥：因为经常停工待料，等到一来物料，交期自然变短，生产时间不足，只有加班加点赶货，结果有时饿死，有时撑死。
3）、物料计划的不准或物料控制的不良，半成品或原材料不能衔接上，该来的不来，不该来的一大堆，造成货仓大量堆积材料和半成品，生产自然不顺畅。
4）、生产计划表仅起形式上的作用，生产计划与实际生产脱节，计划是一套，生产又是一套，生产计划根本不起作用，徒具形式。
5）、对销售预测不准或对产能分析不准，不能针对产能进行合理安排，没有空留余地，生产计划的机动性不强，生产计划变更频繁，紧急订单一多，生产计划的执行就成了泡影。
6）、计划、生产及物料进度协调不强，影响交货期，降低公司声誉。
7）、生产经常紊乱，品质跟着失控，造成经常性的返工，经常返工又影响生产计划的执行，造成恶性循环。
工作职责
一：跟单文员是从接到订单起的那一时刻起都要忙，对价钱，跟客户确认，制作厂内订单，通知各部门。
二：待货物快完成时还要联系报关，船务公司与拖车行，以及报关单证的填制，信用证跟单和跟进有关的业务。
三：另外，跟单文员也必须对电脑有一定的了解，熟悉互连网基本操作，比如手发E-mail等，报关也是相当重要的一部分，需要有这方面的相关经验，知识。
工作性质
（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。为自己下一步的工作打算。
（2）设定目标：我们的工作着重点及分配的工作时间。主要客户和待开发的客户。
（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。
（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。
（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
(1) 函电的回复：
（2） 计算报价单
（3） 验签订单
（4） 填对帐表
（5） 目录，样品的寄送与登记
（6） 客户档案的管理
（7） 客户来访接待
（8） 主管交办事项的处理
（9） 与相关部门的业务联系
注意事项
1：物料是否正确。
2：尺寸是否“准确”。
3：款式是否错误。
4：做工是否细致。
5：成品颜色是否“正确”。
6：有无漏定物料。
7：物料是否能按预定时间到加工厂。
8：时间上是否有问题。
员工的一切行为代表着整个公司的企业形象，不论从个人言行或者处事上，注重个人以及公司形象很重要。
自己总结。
跟单文员就是负责业务的跟踪、监督，避免飞单
就是接到单子后把所要用到的原料辅料还有产品相关的所有的东西都要管的。
跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。
1、出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同等等）。基础外语及函电往来。
2、物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）
3、生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。
4、货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。
5、客户联络跟踪（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。
6、客户所下订单的数量及质量进行相关的监督（订单数量、交货日期、结款方式、回传交期）。
7、确认物料是否到位，为生产做好准备。
8、跟进生产，满足客户供货要求。
9、把交完的订单及时交给财务，做好对帐工作，协助业务回笼资金。
10、把自己不能解决的问题及时向上级反映，及时解决问题。
11、做好本职工作的同时，协助财务和出纳工作。
工作要领：
1、热情礼貌、积极向上、责任心强。
2、在客户和业务之间做好沟通和协调工作并及时准确的传达信息。
3、保持良好的客户关系。
4、做好各部门的沟通和协调工作。
采购跟单员的主要职责是：审核确认采购订单，发放给供应商，并向生产中心确认采购订单的交货日期；采购订单跟踪；协助供应商进行对账、税单跟踪和付款申请；组织协调技术和质量保证部门处理供应商的异常来料，负责采购部的程序制定和供应商的开发管理。
这期间我负责的工作
1、负责采购部非生产性材料的记录工作。
2、制作一份采购和供应清单，并分发给每个供应商。根据请购单中要采购的产品名称、型号、数量、联系方式，要求对应的供应商报价。
3、向供应商下订单。报价批准后，根据各部门的申购单，给相应供应商下达采购订单。
4、在erp里下采购订单，按订单跟催使品名、型号、数量确认后及时入库。
5、在每个月10号，20号，月末，对本月采购订单进行汇总，及时处理完成与未完成计划进行分析与跟踪、落实。
一、日常工作：
1、全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详荆对指示不明确的事项详细反映给技术部和业务部，以便及时确认。
2、跟单员言行、态度均代表本公司，因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态，有问题及时请示公司决定。
3、预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。
二。跟单员工作重要性的体现
1)跟单员需要面对客户、面对订单开展工作。
2)跟单员是企业与市尝业务员与客户之间联系的纽带。
3)跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作：对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。
4、所谓“跟单员”是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品（或服务）运作流向的专职人员，是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心枢纽。
5、生产跟单：对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货为目标。
6、成功的跟单员应可扮演及具备以下角色或能力：1)谈判者2)与工程人员共事的能力；3)绝佳人际关系处理能力；
7、客户落单方式主要有电话（口头）、传真、E-mail三种方式。确认产品名称规格、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。
8、审单需做以下几点：品名规格、单价金额、数量、交期、付款方式、包装方式、出货方式。
9、生管工作特点：1)提前计划性：要有“赶鸭子上架”的雷厉风行的习惯；不求完美逐渐确定，敢于调整自己的计划；有的计划早做与晚做的工作量都是一样的，我们及早去做就是很合算的。2)准确及时性3)全面完整性
10、制定生产计划应遵循的原则及要考虑的因素：交货期先后原则；客户分类原则；产能平衡原则；工艺流程原则；工作部门因素；时间因素。
11、采购工作有两个日常动态数据处理大项：一是按订单展开计算物料的需求量（这就是人们常说的MRP——物料需求计划）；二是由收货信息转换为物料的进度跟踪。
三。工作总结:
将工作细化为几个过程，每个过程自己要做哪些工作，具体怎样操作，在操作中有哪些成功的经验和失败的教训，后续工作中要怎样才能改善。在每个过程中有哪些外在因素影响自己的工作，要怎样才能排除外部因素的影响。.
简单地说，跟单工作细分为以下几个过程:
1、接单并评审本厂的产能（与生产部门，采购部，货仓，技术部等相关部门共同评审）。
2、转化客户订单为本厂生产单，生产排期
3、跟踪物料到位情况。
4、了解生产进度（要求生产部门提供进度），以报表向其它部门反映。
5、各个过程中异常情况的处理
6、处理异常情况时遇到的困难和解决方法（沟通）
7、工作中外部因素的影响和自己存在的问题。
8、未来工作的计划
四。要让你的报告能够证明你是一个能够独挡一面的人，而不是一个遇到问题或困难就不知所措的人
1、无误差完成工作
外贸工作的特殊要求在工作时保持认真细致，否则一个小错可能会造成几个货柜的损失。外贸跟单的订单与国内订单不一样，都是有外国客人进行定制，小到产品细节，大到外箱唛头包装等都是由外国客人来指定生产的，所以在这期间，必须每一个细节都要与客户沟通确定好，争取每个确认内容都有纸质的签字盖章文件存底。在对工厂进行跟踪生产时，要及时核对确认内容，及时发现问题并改正，争取产品零误差的出柜。
2、时间有序
外贸产品都需要运往海外，通常的货运方式是海运，这就涉及要出海关，有一系列的报检报关等工作需要去做。各项工作时间安排好，是对产品的顺利出柜是有很大关系的。所以，在产品开始进行生产时就做一张时间安排表，与报检报关处的工作人员进行提前预约，以确保对产品进行及时的商检报关，在最短的时间内出海关。
3、提前开产品会与各部门进行有效沟通
外贸这一特殊的工作与各部门的工作联系也是非常大，因为外贸产品往往是专门定制，各部门和工厂都没有做过这种产品，所以需要在接到国外订单后与各部门组织在一起，开一个产品会，详细介绍该产品需要订制的地方和需要注意的地方，以减少在生产中所出现的理解错误或者其他矛盾。
以上三点是我从事外贸跟单员一年年所得到的经验和体会，由于从事时间较短，在这方面工作过程中存在不少缺点和不足，比如迫切需要提高英语水平，增强工作能力，目前来说，我的英语水平不是很高，所以在日常的外贸工作中还不能有一个属于自己的平台与外国客人进行直接的沟通，只能停留在与外贸公司或者中间商沟通的工作范围内。或者经验不足，往往在工作中出现突发状况而反应不够及时，还有与客人或者与同事的沟通能力仍有欠缺等等。这些都是我发现的需要在日后的工作中进行改善的方面，相信在不断的工作中，我能够提高各方面的能力，将这份工作做的日趋完善。
跟单员工作责任大、权力小。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危机到企业的生存。
跟单员工作涉及各个部门，跟单员与客户，与计划部门、生产部门等很多部门的工作是一种协调与沟通。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通协调能力特别重要。尤其是对服装专业术语要掌握好，以便于客服更轻松的交流。同时跟单员掌握着大量的客户资料，对她们的需求也比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
另外，由于客户的需求是多样的，因此跟单员在实际工作中需要合理安排好自己的工作计划。跟单是项综合性的工作。跟单员工作涉及企业各个部门，由此决定了工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责，对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉贸易实务和工厂的生产运作流程。
跟单员应具备认真细致的工作作风、灵感敏锐的洞察能力、八面玲珑的处事方式、执着顽强的工作精神。
跟单员应具备公关知识、物流报关知识、接待客户业务跟进知识、国际贸易知识、生产运作知识、人际礼仪，构成完善的知识结构。
跟单员的工作不仅仅是被动地接受订单，也要主动地进行业务开扩，他们协助业务经理接待并服务于客户，以达成订单为目标，进行业务跟单。因此，在实际工作中，跟单员应注意把握以下几点：
（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
（2）设定目标：主要客户和待开发的客户，我们的工作重点及分配的工作时间。
（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。
（4）推销产品：主要与客户接洽，展示产品，以获取订单为目的。
（5）提供服务：产品的售后服务和对客户的服务。
（6）收取信息：收取市场信息和进行市场调查。
（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
现如今，服装企业的服装订单来之于世界各地，订单内容以服装英语为主，为了确保每宗业务准确、按时、高效地完成，还需企业加强服装跟单人员的专业英语识读、翻译能力。
一、工作的主要职责
1、合同
（1）合同的制定：与客户及业务员确定合同规格及价格进行制定合同。
（2）合同的审批流程：根据公司要求接程序要求完成合同的审批。
2、下单及发货跟进：下单员根据合同下单后，及时进行核对；订单审批完，跟进物流发货情况并周一、周三、周五跟踪货柜状态，最终完成货物达到客户公司。
3、产品质量及破损投诉
（1）产品质量投诉：因客户生产过程中发现玻璃质量问题提出投诉。（2）破损投诉：因客户在接收玻璃时，发现玻璃破损提出投诉。
以上情况，及时与客户沟通，并让客户将相关资料（玻璃相片、箱票、发货清单）提供于我，我及时将投诉信息交于客服部，并跟进质保部调查情况，质保部调查出结果后，根据调查结果与客户及业务员沟通，提交处理意见。
4、生产计划：与客户及业务确认下月生产计划，并制定表格发于计划部，分时间段跟进生产情况，以确保及时生产。
5、回款及余额查询：定期与业务员确认当周或当月回款情况，并每天查看客户帐上余额。
6、每月对账单及发票
（1）每月对账单与客户核对，如有问题及时沟通并及时处理。确保每月账目明确。
（2）发票：每月三次开票，及时寄于客户，并确认客户收到。
7、客户三证及开票资料：开发新客户需提供齐全资料，老客户定期查看证件是否有效。
8、工作联络函：因工作需要，需与各部门协调帮助。例：箱票的变更、产品包装的变更等。