文书工作是一项科学的严肃的工作，它要求从事这项工作的文书工作人员应具备以下基本素质：
(一)有较高的政治觉悟、政策水平，较强的法制观念(文书工作人员政策水平的高低，决定文书工作质量的优劣;文书工作人员既要懂法，又要守法)
(二)热爱本职，忠于职守，埋头苦干，严谨精细，遵守纪律，严守秘密
1、作为文书工作人员，只有热爱本职工作和忠于职守，才能搞好文书工作。
2、埋头苦干和严谨精细，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。
3、遵守纪律，就是严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。
(三)应有必备的专业基础知识、操作知识和相关学科的基本知识
文书工作人员的专业基础知识，主要是指与他们所从事的文书工作密切相关的基本原理性的知识。大体包括以下几个方面：
一是基础理论知识。包括文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。基础理论知识带有一定综合性、概括性和基础性，是文书工作的实际操作知识、操作技能的理论指导。
二是实际操作知识。文书工作人员必备的专业基础知识不但包括基础理论知识，还应包括实际操作知识。也就是说，文书工作人员不能只了解和掌握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。
三是其他基本知识。主要是指与文书工作业务相关的某些基本知识。
(四)掌握熟练的业务技能，不断提高综合运用能力
文书工作的业务技能，主要有以下一些：
1、文字综合处理能力
2、书写能力
3、速记能力
4、印制能力
5、校对能力
6、运用现代化办公设备的能力
怎么做个合格秘书
1、知道领导的职责范围和全部活动，了解领导的目标和意向。
2、领导不在仍能认真负责处理领导的公事及私事。
3、帮领导安排活动日程、协调约会而不用领导催促和费神;会安排自己的时间。
4、没有领导的提醒，能主动执行和坚决完成领导交办的工作。
5、对待领导的朋友、来访者有礼有节;能尊重人、肯帮助人，把别人的事放在心上。
6、富有想象力和创造力;能提出一些新的想法和建议供领导参考;经常采用新的方法来提高自己的工作方法和领导的工作方法;能制订新的工作制度和工作程序;工作有条有理。
7、有机智，能主动解决问题而不麻烦领导;不怕困难。
8、能提高文件运转效率;能及时发现领导办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件;能从其他领导及时的取来领导需要的文件。
9、具备秘书的基本技能(如文件归档、处理电话、速记等)而无可指责。
10、在危急关头能沉着，在紧急状态下能冷静，当承受压力而沉不住气或发脾气时，能够平静的像平时一样继续工作。
11、忠诚，做领导值得信赖的人。
12、有较广的知识面和阅读面;能经常提请领导注意与公司有关或个人相关的出版物。
13、做成为一个有价值的信息来源者，而这些信息是领导很难获得、无法获得或不能获得的。
14、有进修计划，能主动要求了解更多的关于领导的家庭、领导朋友、领导的工作或行业。
15、发言清晰，口头表达能力强，能书面或口头简要的向领导汇报情况;能清楚而正确的传达领导的指示;能主动了解关于某项政策和行动和想法，并象领导一样正确的传达给别人。
16、不计时间将每天的工作做完;能根据需要自愿在夜间或周末加班。
17、能象管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托别人去做并督促别人去完成。
18、在没有领导插手的情况下，能处理好领导的每日例行公事。
19、能记住一些重要的日期(如周年纪念日、生日、传统节日、假期等)，代领导为上级、同事、下级安排好庆祝活动。
20、在调研工作中称职;能主动收集资料，调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告。
文秘专业写作基础知识
从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为三个部分：公文版头部分、公文本体部分、公文文尾部分。
公文版头部分，包括版头(发文机关标识)、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项。党的机关公文截至目前，尚没有标注保密期限。
公文本体部分，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。
公文文尾部分，包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项。
下面，以党的机关公文为例，对公文结构的组成部分作些介绍。
(1)版头。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也和以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用本民族的文字和汉字印制。
(2)份号。公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。
(3)密级。公文的秘密等级，标注于份号下方。
(4)紧急程度。对公文送达和办理的时间要求。
(5)发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。
(6)签发人。上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
(7)标题。由发文机关名称、公文主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。
(8)主送机关。主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，须格排印。
(9)正文。公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
(10)附件。公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。
(11)发文机关署名。应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
(l2)成文日期。一般署会议通过或者领导人签发日期;联合行文署最后签发机关领导人的签发日期;特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
(13)印章。除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。
(14)印发传达范围。加括号标注于成文日期在下方。比如，“(此件发至省、军级)”，“(此件发至县、团级)”。
(15)主题词。按上级机关的要求和《公文主题词表》(中共中央办公厅秘书局编制，中国档案出版社1998年出版)标注，位于抄送机关上方。
(16)抄送机关。指陈主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。
(17)印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文未页下端。