文秘工作是各级行政机关的一项重要的、经常性的基础工作，是机关办公室的一个重要组成部分。工作中，领导要做到决策科学化，离不开文秘人员的协助。因为文秘人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑决策问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策，提供合理合适的建议。党政机关文秘人员更是领导的参谋和助手，担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。文秘人员的素质如何直接影响着部门和单位的形象，影响着党和人民群众的联系。所以说，文秘工作虽然头绪多，任务重，但是它的重要性决定着必须把工作搞好。
主动做好领导之间、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。并从过去偏重办文办事，转变到即办文办事，又出谋划策。
组织起草本单位工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。对单位进行的会议、学习、座谈及调研情况等做详细的记录，并归类保存。
开展调查研究，聚焦工作中出现的新情况、新问题和热点、焦点问题，从政治、政策、从服务领导的角度出发，客观分析问题，并及时向领导反映，提出合理性建议。
对上级机关的来文和下属职员的报告，要及时转交给领导，根据领导的批示，具体落实承办，如期上报办理结果。并且要学会领会领导的意思，做到想领导所想，急领导所急，办领导想办，使自己的工作具备超前性和预见性，真正成为领导的参谋助手。
文秘人员除了具备以上工作人员的基本条件外，还应自觉、全面地加强自身素质，努力把自己造就成为德才兼备，既合格又称职的工作人员。
要有良好的思想素质。思想，思维活动的结果。一切根据和符合于客观事实的思想是正确的思想，它对客观事物的发展起促进作用。反之，则是对客观事物的发展起到阻碍作用。因此文秘人员在工作中必须主动学习“三个代表”重要思想，科学发展观等理论知识，武装头脑;博览群书，树立积极向上的人生态度，有合乎实际的价值目标;要做到干一行，爱一行，敬业爱岗，认真工作，奉献自己的力量。
要有诚信的人品素质。文秘人员是领导身边的工作人员，是同事的伙伴。因此在工作中要服从领导的安排，尊重领导的意见，维护领导的权威，树立领导的形象;与同事之间应团结一致，互帮互助，和睦友善，凝造良好的工作环境;对待自身要严格要求，提倡“三老”原则，做老实人，说老实话，干老实事，树立良好的信誉，说话、办事讲信用，答应领导的工作或别人的事情要按时、按要求完成。
要有健康的心理素质。首先要有自信，相信自己有能力、有把握完成领导派达的各项工作、任务。不自卑、不自负、不过高估计自己，有能力就干，没能力就学。其次是冷静，在工作中，不要被工作多、任务重迷糊了眼睛，冲乱了思想，要学会稳定情绪、冷静思考、合理安排、逐项办理，出色完成任务。三是平衡，文秘人员不仅工作多、加班多，而且受批评多、落埋怨多。要学会调整自己的心理平衡，对上忍，对下容，经得起敲打，听得起批评，受得起委屈，耐得住刺激。
要有丰富的文化素质。博学多才，是对每个人素质的共同要求，也是共同渴求，但对于文秘人员来讲，要把丰富的知识储备作为基础。基础知识是文秘人员必须具备的最起码的知识面，基础知识越扎实、丰富，其工作潜能发挥就越大。对于专业知识的学习，不但要学会写作的基本理论知识，还要掌握高水平的写作技巧。另外也要了解熟悉本单位的行业专业知识，强化政策研究知识的学习。
要有扎实的业务素质。书面表达能力，就是要把思想按照规范的格式和要求转化为文字的一种形式，是文秘人员最为经常性的工作，要完成好这项工作，就必须具备熟练的书面表达技巧，使文件内容行文流畅、语体得当、内容明晓、格式规范。口语表达能力，是文秘人员开展工作的基础。作为领导的助手，上传下达、组织协调、沟通交流等日常工作都离不开语言表达，因此要做到口齿清楚、语调平稳、条理分明、中心明确。独立办事能力，主要体现于较强的理解与沟通能力。即能快速理解领导决策意图、能善于分类思索、能及时抓住事物的关键和实质，提出有效的解决方案并圆满完成。
社会在进步，时代在发展，人们的观念也在变化，文秘的职能也随着办公室职能人员的基本素质提出了更多更高要求，既要有完成各种任务的有形的素质能力，又要有无形的素质能力。所以说，作为一名文秘人员，只有在实践中不断学习，在学习中不断锻炼，在锻炼中不断领会自身的潜力，那样才会成为德才兼备，合格称职的工作人员;才能充分体现文秘人员的价值岗位。
科长职务之小不言而喻，但其职责之重、地位之要也是显而易见的。因此，当好小科长必须有大胸襟，不能因小失大。我结合自己当秘书科长的工作实践，谈几点体会。
一、低调为人、谨慎处事是前提
要做事先做人，做好人才能做好事。作为秘书科的领导者，要把“文、事、会”等事情办好，首先必须具备良好的品德修养，在做人做事上砥砺公道正派的道德品质、求真务实的工作作风和甘于奉献的思想境界。具体说来，要做到以下几个方面。
一是要找准定位，办事到位不越位。秘书科长要摆正自己的位置，清楚自己的角色。多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是错位。要把握好工作分寸，不过、不错、不缺。首先，要处理好参谋与决策的关系。要自觉站在领导的角度和高度，围绕部门的中心工作，深入调查研究，全面收集信息，积极查找问题，出主意、想办法、当高参。不做“应声虫”，不放“马后炮”，有新观点、新思路、新措施，能参在点子上，谋在关键处，提在需要时，力求达到“好雨知时节，当春乃发生;随风潜入夜，润物细无声”的“春雨”境界。其次，要处理好做事和处事的关系。秘书科长是党组决策的具体执行者，对一些具体问题要积极做好工作，果断处理，不要将大小责任都往上推，但对领导已研究决定的事情或是重要和敏感问题，则不能随意改变。如在执行过程中发现领导的决定确有问题需要更改，也要及时反馈由领导本人决定，若非授权，不可替代。再次，要处理好协调和协商的关系。秘书科长和业务科长是同级关系，但因工作原因，有些问题往往需要秘书科长牵头协调处理。这时候就需要秘书科长充分发挥枢纽和桥梁作用，外求支持配合，内求团结协作，沟通情况，交流看法，传达政令，解决问题，同时注意做好协商工作，重视对方的意见，以达成共识，协同推进工作的开展。
二是要务求实效，做事求成不求名。作为秘书科长，在单位里有一定的威信。要建立起秘书科长的威信，除了具备一定的学识、才干外，还要有个人的人格魅力。首先，个人品行要端正。凡事以大局为重，不玩弄权术，不搞小动作;工作中要注意突出领导班子和部门的作用，多做幕后的事情、台下的工作，不抢镜头，不出风头。其次，工作作风要扎实。办事讲实效，工作讲效率，不好大喜功，不夸夸其谈，要有为机关服务的思想，放下架子，淡化等级观念，强化服务意识。具体工作事务要认真安排，甚至要亲力亲为做好每一项工作。再次，面对荣誉要谦让。秘书科长内外协调，迎来送往，必须热情大方，性格开朗，具有较好的交际能力，但在成绩荣誉面前却要保持低调，因为秘书科的工作大多是协助性工作，虽然干了很多事，但说起成绩来，却很难说是秘书科的。因此，秘书科长一定要有甘当无名英雄的思想和胸怀，这样才能心平气和，兢兢业业地做好本职工作。
三是要默默奉献，干事吃苦不叫苦。服务就意味着奉献，没有奉献精神就搞不好服务。秘书科工作最大的规律就是“无规律”、“不由自主”，一年到头都忙忙碌碌，加班加点连轴转，既辛苦又清苦，不显山、不露水。身为秘书科长应正确认识自己的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系，甘当不为名利的“小草”、乐于奉献的“蜜蜂”、恪尽职守的“螺丝钉”。任何时候都招之即来，来之能战。对可预知的工作，早作准备;对临时交办的工作，快速反应，抓紧布置办理;对有时限要求的任务，千方百计按时完成;对没有明确时限的任务，也要尽快落实。
二、悉心筹谋、尽心办事是基础
机关工作无小事。在繁杂的工作任务面前，秘书科长必须保持良好的心态，以正确的处事观落实好各项工作，认真履行服务职责。
一是不以事小而不为。事务本身有大小之分、主次之别。秘书科长面对大量繁杂的事务，立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的，但小事不抓，日积月累，就会酿成大事，贻误工作。特别是对那些看似小事但抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的，更不能听之任之。这也是秘书科工作无小事的内涵之所在。对秘书科长来说，不管大事小事，不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。
二是不以事杂而乱为。秘书科工作头绪很多，任务琐碎繁杂。秘书科长要清楚哪个该为，哪个不该为，做到一清二楚，不能乱为。不乱为，就要知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲，使过了头。不乱为，就要知上知下。吃透了上情，办事才有方向、有主心骨，摸透了下情，办事才有的放矢。不乱为，就要知书知礼。知书，就是要多学习，提高理论水平，通晓方方面面的知识，办事得心应手。知礼，是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方面都满意。不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。秘书科是规矩之科。秘书科长更应成为讲规矩的楷模，不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了办事的规矩。
三是不以事急而盲为。秘书科固定式、程序化的工作多，但意料外、突发性的事情也会随时出现。秘书科长往往是急事和突发性事件的第一知情者，负责事件处置的第一道工序。在这种情况下，秘书科长必须政治敏感、头脑冷静。要泰然处之，切忌慌了手脚。不管事情多么突然、多么紧急，首先要冷静地分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时召集有关部门商讨对策，并依法依规提出解决方案，呈送领导。要沉着应付，切忌慌了神、乱了手脚。其次要边请示边按领导要求协调相关力量、组织相关力量进行处置。再次要有主见，切忌唯唯诺诺。面对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站，做到胸有主见，既不乱表态、乱许愿，又不唯唯诺诺、态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。
四是不以事难而怕为。在处置事务的过程中，不乏一些超出预见、超出职责、难以料理的事情。对这些事，是上推下卸绕着走，还是主动出击、迎难而上，不仅反映秘书科长的工作水平，更主要的是检验秘书科长的职责感和工作态度。一个称职的秘书科长，必须坚持不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦。
三、科学管理、团结共事是关键
秘书科的工作很多是被动性、临时性的，很多工作仅靠个人的长袖善舞是难以完成的，只有科里全体同仁心往一处想、劲往一处使，才能干好事、干成事，才能实现“1+l>2”的整体效应。因此，培养团队观念和协助精神，对于秘书科长能否充分地履职尽责至关重要。
一要健全相关规章制度，突出规范管理。在制度的制定中，坚持运用“热炉法则”的四个惩处原则：首先是热炉火红，不用手去摸也知道是热的，是会灼伤人的——替告性原则;其次是每当人碰到热炉时，肯定会被火灼伤——现实性原则;再次是当你碰到热炉时，立即就被灼伤——及时性原则;最后是不管谁碰到火炉，都会被灼伤——公平性原则。要建立一种奖罚分明的机制，既不能让“会哭的孩子多吃奶”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈。 二要科学制定工作标准，实行分类管理。对于科室的管理，不仅需要健全的规章制度，还应制定相应的工作标准和规范的运作机制，实施分类管理。日常工作要突出一个“严”字，对外接待要突出一个“细”字，综合文字材料写作要突出一个“精”字，文秘机要工作要突出一个“准”字，后勤服务要突出一个“高”字，从而带动整个机关工作上新水平、新台阶，不断提升服务工作的质量和水平。
三要营造和谐融洽环境，强化人文管理。除了科学规范的规章制度和运行机制外，科室管理中也不能少了人情味。要坚持以人为本，尽力解决大家日常生活中的实际困难，使同志们真正感觉到组织和领导的关怀，从而激发工作的积极性。要把创造良好的工作环境视为重要的工作内容来抓，用良好的环境去影响人、改造人、约束人，营造一种勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境。要注重培养每位科室工作人员的团队意识，正确处理分工与协作的关系，做到同心不分心，建功不争功，补台不拆台，尽力不惜力，理解不误解，倍加珍视同事的友谊，倍加珍爱集体的团结，倍加珍惜共事的机缘。
文秘人员，是一个机关、企事业单位不可或缺的组成部分，在单位里起到一个举足轻重的作用。文秘工作本来就是个苦差事，水平太高的可能不愿意干，而素质不高的也无法法胜任。因此说一个文秘人员素质的高低，直接体现着文秘工作的强弱，直接体现着该文秘人员是否对本职工作尽职尽责。那么，如何做到一个高素质、合格的文秘人员呢?本人认为，应做到以下几点。
一、具有过硬的文字功底，眼光敏锐、高瞻远瞩。
一个合格的文秘人员，首先必须具有过硬的文字功底。也就是说，要具有一定的写作基础，博览群书，“吸众家之长，补一己之短”。要敢于探索，勇于创新，勤于思考，勤于实践，勤于动笔。“积流成河”，只有积累的素材多了，才可以有话可说，才可能有事可写，日积月累，一个过硬的“文字城墙”才会逐渐筑起、增厚。其次，要具有敏锐的思维力。一个文秘人员要象新闻记者一样，具有捕捉“新闻”的敏感性，做到脑活、嘴勤、眼快、腿勤。通过对一个单位一定时期的调查研究，要具有对该单位视察情况的洞察力，只有深挖细掘，写出来的材料才具有鲜活性，才具有说服力。再次，眼光高瞻远瞩。文秘人员作为领导的得力助手，每天做好本职工作的同时，要学会领悟领导的意图本领。协助领导起草一个纲领文件，要从站在领导或者说要高于领导的角度出发，深悟领导意图，依据原则，高瞻远识，勇于拓新。
二、做好各项事务的协调，当好领导的助手。
一个优秀的文秘人员，要想做好领导的参谋，当好领导的得力助手，并非仅坐在办公室内起草文件，而是要走出去，做好各项事务的料理与协调，与领导分担，解领导之忧。首先，要做好各种会议的协调工作。会议未开，文秘先行。领导讲话材料的编排，参加人员的接待，会议记录，会议各项事务的统筹安排等一切事宜，应先由文秘人员策化完毕，呈报领导审批后，再一锤定音。这样，不仅能让领导有时间去思考重要问题，而且也为会议的顺利召开打下坚定的基础，同时，也充分显示出了一个优秀文秘人员较强的组织协调能力。其次，做好文件的上传下达工作，文秘人员在做好单位文件编排工作的同时，要努力做好文件的上传下达工作。可以说，文秘人员是领导的传话筒。文件的上传下达工作，看起来是一件非常容易之事，但真正做起来却并非如此。对于一些文件，尤其是一些重要文件的上传下达工作，要严谨了再严谨。误悟领导意图，错传错发文件，就有可能使单位工作停滞不前或工作开展缓慢。因此说，文件上传达工作的出色与否，直接体现着一个文秘人员“悟性”的高低，直接关系着文秘人员是否能真正地成为领导的得力助手。
三、有针对性地搞好本单位宣传工作。
宣传工作并非仅是一个单位宣传部门分内之事，同时，也是一个合格文秘人员必须做到的工作。一个优秀的文秘人员把单位工作中好的的做法，通过通报、简报、信息等方式，形成定性文件，对内传阅的同时，更要通过手中之笔，把好的做法、思想通过报纸、广播、电视等媒体向外宣传出去，真正达到妙笔生辉的效果。这样，既提高了文秘人员文件编排的能力，同时，又促进了文秘工作的开展。
文秘工作是一个机关、企事业单位的“智慧库”，作为从事文秘工作的人员来说，要想真正当好单位领导的参谋，在“笔杆子”过硬的条件下，还必须在思想上与时俱进，勇于创新。
在静态中看变化，在动态中求发展，在平淡中求创意，在发展中创效率，真正发挥文秘的作用，进一步把文秘工作做好、做细、做精。