社交礼仪是社交活动的有机组成部分,是社交活动的某种表现和活动方式。因此,社交礼仪的特点,归根到底是由社交活动的特性、内容和任务所决定的。这就决定了社交礼仪行为和活动都具有如下特点:
规范性强
无论个人服饰言谈举止行为还是活动的操作方式、程序安排等,都具有很强的规范性,也就是具有广泛的认同性。这是社交规范性强的集中反映。
形式性强
社交礼仪活动有较稳定的若干方式和形式,如会见、会谈、访问、宴会、联谊会等。而且每种方式和形式都有基本运行模式和程序,讲究外在的表现形态,追求一定的形式效应。即使个人的社交礼仪行为,也十分注意形象效果。当然,形式性强,不意味着就是形式主义。一定的形式总是为一定的社交内容和任务服务的,讲究科学性,也应当注意实际效益。
等级性强
社交礼仪总是根据不同社交对象、不同关系、不同社交任务和内容,确定不同的礼仪活动的等级、规格、规模。还涉及礼仪活动举行的地点场所,以及参加者和主持人、主办单位、礼仪活动的具体安排等。不同级别的社交活动要求有不同的礼仪规模,这是二者相统一的,级别越高、礼仪的形式越近于庄重、严肃。
策略性强
作为方式和手段,社交礼仪一般都注意策略性。这种策略性表现在对礼仪活动举办的时间、地点和时机的选择上;表现在对不同社交对象采取不同礼仪方式,系统考虑错综复杂的相互关系,充分利用社交对象之间的相互关系等方面;甚至采取某种打破常规礼仪等级和规范的方式,破格“礼待”。而在大多数情况下,社交礼仪是以“适合得体”来表现其策略性的。不仅是在社交礼仪活动,就是在个人服饰、言谈举止行为举措上,也十分讲究礼仪和策略性。社交礼仪策略性较强是由社交活动策略性强所决定的,较之一般性礼仪,社交礼仪更富于理智性、智慧性。
见面礼仪与迎送礼仪
见面礼仪规范主要包括称呼、致意、介绍等方面的内容。
1. 称呼礼仪
每个人在社会交往中,都希望在社会地位、人格、才能等方面受到他人的尊重。这种渴求尊重的心理,又常集中表现在对称呼的重视上。对于公关人员来说,面对不同身份地位的人应当学会用不同的尊称,而对自己应当尽可能地谦虚谨慎,以显示对对方的尊重。因此,在日常社交活动中,我们要善于得体地使用谦称。自谦而敬人,礼在其中。
(1) 谦称。谦称是抑己,能间接表示对他人的尊重。
谦称自己。最常使用的是“我”、“我们”。目前还流行一些古人的谦词,如“鄙人”、“在下”、“晚生”等
谦称自己的家属。在称呼比自己辈分高的人或岁数大的人时,常冠以 “家”字,如“家父”、“家母”;同辈冠以“愚”字,如“愚兄”、“愚弟”;称呼比自己年龄小、辈分低的家人亲属时,宜冠以“舍”字,如“舍侄”;在称呼自己的子女及其配偶时,则可以“小”称,如“小女”、“小婿”等。
从儿辈称谓.以子女或孙辈角度出发称呼听话人,如称听话人“叔叔”、“阿姨”、“老师”。这样一方面是表示说话人的谦恭,另一方面在很难使用别的什么称谓时,用这样的称谓是十分恰当的。
(2) 敬称。通常所用的词如“您”、“您老”、“您老人家”、“君”等,都表明说话人的谦恭和客气。多对于年岁较大的人,用于正式的礼仪场合等。
(3) 通称。通称是一种不区分听话人的职务、职业、年龄等而广泛使用的一种称呼。过去比较常用的是“同志”一词,现在比较常用的是“先生”、“太太”、“小姐”、“女士”等。当我们熟悉对方的姓名之后,“先生”、“太太”、“小姐”这3种称呼就可以与其姓氏或姓名搭配使用。如“马太太”、“赵太太”、“李小姐”等。
通常情况下“先生”一词是用来称呼男性的,而且不大论年龄的大小。“太太”一词一般是用在已知对方已婚情况下对女子的尊称。“小姐”一词则主要是对未婚女子的称呼,有时在不了解女方婚姻状况时也可使用,但千万不可仅凭印象便贸然称未婚女性为“太太”或“夫人”,这很容易被视为无理,引起对方的恼怒。
(4) 职业称谓。在比较正式的场合,往往习惯于采用职业称谓,这带有尊重对方职业和劳动的意思,同时也暗示了谈话与职业有关。如“师傅”、“大夫”、“医生”、“老师”、“律师”、“法官”等。同时在前面可以加上姓氏,有时还可以用“博士先生”、“教授先生”等称呼。
(5) 职务称谓。如书记、厂长、工程师、校长、主任、经理、老板等,并在前面冠以姓氏,显示了说话人对对方地位的熟知和肯定。这种情况多用于工作单位之中谈论公事之用,而在日常生活或其他场所可以用别的称谓。
(6) 亲属性称谓。对非亲属的交际时用亲属称谓来称呼,不仅可以表示尊敬,还能传达某种亲情。这种称谓法常用于非正式交际场合,主要有以下几种使用 情况:
以辈分为标准选择合适的称呼。实际就是代用某个亲属称谓,说话者把自己的年龄与听话者的年龄作大体比较,如果年龄相差不大,便可称之为“大哥”、“大姐”或“弟”、“妹”等,有时即使对方年龄小,说话者仍可称之为“兄”、“姐”,这仅是一种尊敬而已。如果听话者比说话者年龄大得多,可以采用父辈或祖辈的称呼,如父辈的“大伯”、“大叔”、“大姨”等,祖辈的“爷爷”、“奶奶”等。
根据社交场合和实效对象具体考虑亲属称谓的使用。比如,在正式社交场 合,即使对方与自己有一些间接的亲属关系,或可以用亲属称谓的,一般也不用,而只用职业或职务称谓。称呼对象的辈分和年龄越大,使用亲属称谓的频率越高,对同辈人则使用率最低。另外,同样是亲属称呼,由于被称呼对象的社会阶层不一样,人们往往把知识分子等脑力劳动者称为“伯”、“叔”、“姨”,而把体力劳动者称之为“大爷”、“大娘”、“大妈”等。
2.介绍礼仪
公关活动是与人交往的艺术,与人打交道要作介绍是常有的事,但越是平常之事越能够显出一个人在日常细节处的涵养。所以无论自我介绍还是相互介绍,在公关活动中都需注意,因为这是与对方直接接触的第一步,将成为自己在对方印象中的第一印象。这与公关所达成的目的紧密相关。
(1) 自我介绍。自我介绍时,可以介绍一下自己的姓名、身份、单位。如果对方表现出结识的热情和兴趣,可根据具体情况,适当介绍一下对方关心的问题,比如自己的原籍,毕业学校以及学习情况、工作经历、兴趣特长等,但切忌信口开河,过分表现自己,应该在介绍完时表示“请多多指教”。另外,重要的是使对方记住自己的名字,因此要对自己姓名的字,尤其是生僻字,加以必要的解说。
举止应该庄重、大方、充满自信,这样容易使人产生信赖和好感。介绍时可将右手放在自己的左胸上,不要随随便便用手指指画画、毛手毛脚。
表情应亲切、自然,眼睛应该看着对方或大家,用眼神、微笑和自然亲切的面部表情来表达友好之情。既不应拘谨忸怩,也不要满不在乎。
(2) 为他人作介绍。为他人作介绍时,要准确了解双方各自的身份、地位等基本情况。
介绍时,要遵照受尊敬的一方优先知情权原则。介绍时,先恭敬地称呼身份高者、年长者、主人、女士和先到场者;然后,把对方介绍给有身份者、年长者等;再把有身份者、年长者等介绍给另一方。
为他人作介绍时,手势动作应文雅,无论介绍哪一方,都应手心朝上,手背朝下,四指并拢,拇指张开,指向被介绍的一方,并向另一方点头微笑,顺序介绍。必要时,可以说明被介绍的一方与自己的关系,以便新结识的朋友之间相互了解和信任。
当被介绍时,被介绍的一方应当表现出结识对方的热情,双方都要正面地面对着对方。另外,在介绍时除女士和长者之外,其余的人都应当站立起来。但是若在会谈进行中或是在宴会等场合,则不必起身,只欠身致意即可。
常见的介绍规则是:
将男士介绍给女士。通常先把男士介绍给女士,并引导男士到女士面
前作介绍。介绍中,女士的名字应该先被提到,如“王女士,给你介绍一下,这位是李教授”。
将年轻者介绍给年长者。
将地位低者介绍给地位高者。
将未婚者介绍给已婚者。在两个妇女之间,通常先将未婚的介绍给已婚的。如果未婚的女子明显年长,则先将已婚的介绍给未婚的。
将客人介绍给主人。
将后到者介绍给先到者。
此外,如果被介绍的一方是个人,而另一方是集体时,则应当根据具体情况而采取不同的方法。
3. 致意礼仪
不同的社交公关场合可能有不同的致意礼仪,尤其是大的场合,面对不同的国家与民族、不同历史时期等都各有特点,我们在此只简略地介绍一下日常公关常用的两种礼仪,一种为名片礼,另一种是握手礼。
(1) 名片礼。名片,是人们用作交际或送给他人作为纪念的一种介绍性媒介物。由于交换名片常在见面之时,所以也被视为一种见面的致意礼仪。名片在我国已有多年的历史。
名片制作。正规的名片长为9厘米,宽为5.5厘米,是一个较为规则的长方形。一些异型(如心型、树叶型)或者开合式的名片,虽然具有别具一格的特色,或具有不同寻常的艺术效果,但不宜在较严肃的社交活动中使用。而且在名片材料的选择上要质地考究,抗折耐磨,有质感,且不宜太薄,在图案选择上不宜过于花哨。
名片上的文字要用中文。一张名片上最多只能用两种文字,而且必须一正一反,不可同用于一面。名片上的数字一律用阿拉伯数字,不能用汉字大写,也不能用罗马数字。不管使用何种文字,选择印刷字体时都应本着易识第一、美观第二的原则。这是名片的功用所必须遵循的,否则会给人一种不伦不类之感。不论横排还是竖排,名片两面必须格式相同,不能一横一竖。
名片正面应该包括3个方面的内容:第一,本人所在单位名称;第二,本人姓名职务、职称等;第三,联络方式。
与外国名片相比,中国人名片的最大特点是头衔繁多。有时让人看了,隐隐觉得名片主人太重名位了,反将其看轻。所以在选择头衔时也应遵循实用主义原则,有些虚衔在实际的公关活动或业务中一无用处,可舍去不用。若交际广泛,各有所用,不妨分别印几种头衔的名片。
名片印好要随身携带。但不要把名片随随便便放在衣袋里、钱夹里,也不要把别人赠给的名片随手放在这些地方。这样过于随随便便,失去了礼节,因为名片是一个人的公关交往的象征,这样的随意让对方有伤害自尊的心理。正确的作法是准备一个专用的名片夹,随身携带,用来装自己的名片和别人赠与的名片。在办公室中,可以准备一个名片盒或名片插,用来放置自己的名片;准备名片夹、名片簿,用来收存他人赠与的名片。
名片交换。交换名片的恰当时机通常是初次见面与对方握手寒暄之后,或者出门辞行之前。不过,对于有的人来说,只是在双方保持联系时才送名片。
交换名片有一个先后尊卑的问题。一般的作法是:位卑者,即职务低者、身份低者、拜访者、辈分低者、年纪轻者、男性、未婚者,应当先把自己的名片递给他人,应立正,面向对方,双手执名片的两角,态度恭敬地递给对方。注意,名片的正面要朝上,名片上文字的正面朝向对方。这样,对方不必翻转就可以阅读名片的内容了。递上名片后,还应说一声“敬请指教”、“请多关照”、“希望今后保持联络”等。不可一言不发,用单手递,或是随手一扔。
接受名片的人要及时起立,态度恭敬地双手接过名片。要说声“谢谢”,然后双手接过来,捧在眼前,从头至末默读一遍,以示恭敬。也可以把送名片者可能引以为荣的部分念出来,最好再赞扬几句。最后,要把名片当着送者的面,妥善地放置在名片夹中。最忌讳的是接过他人名片以后,看也不看,顺手一塞,或是乱丢。未经许可,也不要当着对方的面把名片让别人传看。接受名片之后,应立即将自己的名片递过去。
忌胡乱随意散发自己的名片,忌逢人便要名片。名片和存放名片的夹子应避免放在臀部后面的口袋里。在交谈时不要拿着对方的名片玩耍。男士不宜主动给自己朋友的夫人或女朋友留下名片,以免发生不必要的误会。
(2) 握手礼。握手礼来源于西方人类半野蛮半文明时期,在战争和狩猎时,人们手上经常拿着石块或棍棒等作为防御武器。他们遇见陌生人时,如果大家都无恶意,就要放下手中的东西,并伸开手掌让对方摸摸手心,表示自己手中没有藏着什么武器,以证实自己的友好。这种习惯逐渐演变成今天作为见面和告辞的“握手”礼节,被大多数国家所接受。在我国,握手礼不但在见面和告辞时使用,而且还作为一种祝贺、感谢或相互鼓励的表示。因此是社交中应用最广泛的致意礼节。
握手的种类。单手握是最变通的握手方式。握手时,上身要微微前倾,目视对方,右手相握,并可适当上下抖动以示亲热。握手要发自内心的诚意,才能收到好的交际效果。双手握是为了表示对对方加倍的亲切和尊敬,应该同时伸出双手,握住对方右手。
但是,这种握手方式不宜每次都用,它的适用范围只在年轻者对年长者,身体低者对身份高者,或同性朋友之间握手时使用。在男子对女子的社交礼仪中,一般不用这种礼节。在握手之时,若掌心向下则显得傲慢,会表现出一种支配和驾驭感,这叫“倨傲式”。握手时若掌心向上则显得谦恭,伸出双手捧接对方的右手则更是谦恭备至了,这叫“乞讨式”握手。