Minutes of meeting
For
......project
In
South sumatera，indonesia
Attendance：Refer to Attached List(see Attachment 1)
Date ： October 19, 20xx
Place ：Hangzhou
1. The agreed agenda are as follows：
A. Coal supply issue
B. POA for signing MOU regarding the HVDC Sumatera-Java transmission Project
C. Financial Advisor Mandate letter
D. How to push forward the power plant，coal mine and transmission projects.
2. General overview: All the shareholders have the same understanding that even if the project didn’t make expected progress in the past several months due to the HVDC T/L issues and the influence of the new Minning Law to coal supply scheme, all the attendees still have confidence that all these issues will be solved with the best efforts of all parties. Coal Supply issue
PTBA made a comprehensive meaningful presentation regarding the new mining law, its impact to signed JVC Coal Mine and PTBA opinion for new coalsupply scheme as well as response to CDB letter of 11 August 20xx.
The summary of PTBA’s proposal scheme in its presentation is as follows:
1 PTBA cannot assign its right and obligation as mining permits holder to other party pursuant to the new mining law.
2 it is PTBA as mining permit holder who shall decide the coal price, hence, the revenues account shall be reckoned in PTBA’s book.(which may affect to royalty,tax,etc)
3 coal supply agreement shall be established between JVC power and PTBA.
4 PTBA cannot fulfill the requirement of CDB that the KP is held by PTBA’s subsidiary due to an uncertainty of getting KP by PTBA or its subsidiary.
5 as long as PTBA holds the mining permit and hold a full authority of the mine then PTBA can give a guaranty of coal supply to JVC Power.
The attendees discussed the proposed scheme made by PTBA as follows:
PTBA concludes, base on all input from received information, the followings 4 possible coal supply schemes that comply with the new mining law:
1 Pass-through scheme(scheme 1)
2 PTBA as the coal supplier(scheme 2)
3 JVC Coal Mine will be coal mining service company or other position(scheme 3)
AAR Re-certification Reviewing Meeting Minutes
October 26, 20xx Room 203
MEMBERS PRESENT:
MEMBERS ABSENT:
OTHERS PRESENT:
OVERVIEW (if any, depending on the type of the meeting):
PROCEEDINGS:
· Meetings called to order at (TIME) by (WHO & TITLE)
· Report by (WHO & TITLE)
· Discussion Topic (if any)
—(WHO & OPINION)
ANNOUNCEMENTS & DICISION MADES:
ADJOURNMENT
The meeting was adjourned at (TIME) by (WHO & TITLE). The next meeting is scheduled for (DATE & TIME)
Respectfully submitted,
(NAME & SIGNATURE), Secretary
(NAME & SIGNATURE), Issuing & Chair
Appendix:
To:
CC:
————————
8 MUSTs:
Name of the Organization;
Type of the Meeting;
Date and Place of the Meeting;
List of Members Present and Absent;
Overview of the Topics Discussed and Decisions Made;
Summary of the Action Items;
Date of the Next Meeting;
Time of the Adjournment.
会议主题：
会议时间：
会议地点：
会议主持：
与会人员：
特邀嘉宾：
缺席人员：
会议记录：
基本议程：
1、集团各部及各子公司做工作汇报;
2、对各部工作汇报做指导讲话;
3、对“活力中通”体系建设做统一部署安排;
4、集团成员组织学习会议精神。
会议内容：
为检阅各公司工作完成情况，统一部署20xx年第四季度的工作任务，增进人员的沟通交流，集团行政人事中心特组织了行政系统第四次工作会议，现纪要如下：
一、集团各部及各子公司做工作汇报
集团行政、人事、IT三部经理及11家公司(含台州中通温岭展厅)行政部负责人按秩序分别做了《1-8月份工作总结和第四季度的工作规划》的工作汇报发言。黄岩翔远因故未能做汇报，台州森元缺席会议。
二、对各部工作汇报做指导讲话
针对集团各部及各公司的工作汇报发言，提出了三点意见和建议：
1、详略得当，统筹安排，充分提高工作会议效能。
经过3个小时，集团各部及各公司的工作汇报才告一段落，在这一过程中，大部分发言人都照本宣科，没有很好地体现出时间观念和集体观念，该现象在今后的会议中应注意避免。提升工作总结能力应遵循“工作总结与计划详细化、规范化，工作汇报简明化、重点化”这一原则。而要提高工作会议效能，必须从三方面入手：一是明确会议的意义和目的，二是控制会议的形式和纪律，三是把握会议的程序和议题。每位发言人应注重场合，做汇报时要简明扼要，抓住工作要点，严格控制发言时间，从全局出发统筹安排发言内容，避免因为个人发言时间过长造成整体会议的延后拖沓。
2、加强宣传，步步为营，按照方案及任务分解落实各项工作。 从各部第四季度的工作规划来看，部分行政人员已经意识到将“活力中通”的思想融入到工作规划中去，大部分总结与计划中未言明具体步骤。现下发《活力中通体系建设布置方案》及《活力中通建设大纲暨第一期工作任务分解》两份资料，请各位行政人员带回去好好研究，多跟各自总经理宣传倡导，接下来行政工作的重心都将围绕这一战略组织展开，大家要立足本职工作，做好上传下达工作，打破固化的思想格局，将方案及任务分解中的各项具体事务技巧性地结合到日常工作中去。
3、言行意合，落地成型，将“活力中通”体系建设落到实处。 不少公司总是拿厂方的标准来要求自己，这是需要转变的观念，因为厂方追求的是销售额，他们提供给企业的返利已大不如前。目前，汽车销售行业高利润时代已经过去，在激烈的市场竞争中，要想赢利必须增加三种方法：财务赢利、人才赢利和管理赢利。我们行政的工作重点就是通过业务锻炼、人才培养的人才赢利模式和节支增收、规范权限的管理赢利模式这两种方法来促成企业的最终赢利。在此，希望各位行政人员充分发挥各自动手动脑能力，通过方案、细节和具体事务安排三方面工作逐步实现管理模式的定型。要紧跟集团的战略步伐，落实各项工作，如要定期召开管理会议、提交各部工作总结与计划、利用考核优化激励等等，脚踏实地的开展工作，与各部门、与总经理相互支撑，共同促使优化的管理模式落地成型。为帮助大家理解、认识和学习，对“活力中通”体系建设进行了现场示范和演练。
三、对“活力中通”体系建设做统一部署安排
站在促进企业优化升级的高度、深入挖掘企业弊病的深度、及帮助个人受益进步的广度上，对落实“活力中通”体系建设进行了统一部署安排。
1、严抓劳动纪律不放松。在上月行政月度检查中，发现个别公司存在包庇员工请假等现象，本月起劳动纪律检查情况将与总经理考核挂钩，若发现包庇请假者、吃空饷者，将严厉查处，相关行政人员也要扣绩效工资以示惩戒。
2、高度重视集团战略不懈怠。对于集团的战略方针，各子公司应高度重视，从大局观念出发深刻学习、深入理解，坚决落实各项战略工作。
3、政通人和不封闭。从日常暴露出来的问题中来看，各子公司均存在上下不通的现状，今后在日常事务中要掌握办事的程序、方法和技巧，进一步提高工作效率。
4、善于学习不无知。多学多思是进步的基础，各位要看到自身的短板，要善于学习借鉴别人的长处与优点，擅长学习吸收，学会将集体的智慧融为己身、活学活用、融会贯通。
5、治理“乱症”不手软。“活力中通”体系建设中，治乱是一项关键工作，在治乱高峰期，要注意实事求是、立足现实、科学判断，做到不造谣、不跟风。
6、敢作敢当不推诿。行政系统员工在开展工作时应该要敢于承担责任，不逃避、不退缩、不扯皮，应多多注意反省和思考。森元行政因前任总经理带走公司电话一事请江总报董事长，针对该事江总指出，各自责任分工明确，切勿因其他因素不去面对或乱了本位次序与责任。为此，万森特行政在会上讲述了一个乾隆与和珅的小故事，江总希望所有行政人员引以为戒，认清自身定位和服务对象，要敢作敢当、有勇有谋，逐步迈向职业化、专业化的职业经理人之路。
7、用实事说话不虚空。“活力中通、幸福中通”能否真正实现，关键在于落实，倘若只说不做，那所谓的管理模式改革定型必将流于形式，最终成一纸空文。因此，各位行政人员首先要用实际行动来落实这项战略，在做日常事务中，不拘泥于形式主义，不为完成任务而敷衍了事，要善于思考工作技巧和方法。例如，在做节支增收时，应及时进行每月累计的统计，根据年度节支目标设定月度目标，发现没有达标后应及时调整以确保不偏离最终目标;在对部门进行绩效考核时，应设立标准化、数据化的衡量指标，用公平公正的得分排名次，将每个部门的管理依据事实排先后，提高全员的忧患意识，从而先进带落后，最终促成各个部门齐头并进。
四、集团成员组织学习会议精神
9月11日上午8：30分，集团行政、人事二部成员在江总办公室组织讨论学习10日下午会议精神。会议以个人简述会议心得体会为开端，展开批评与自我批评，互相交流感想，共享学习成果，从而深刻总结会议精神，领会会议精髓。对此，做了补充指导讲话：
1、指出会议结束后要做好三项工作，一是感悟会议精神，二是安排落实，三是讨论深化。
2、指出，工作的进步、学习的提高等等要从三方面系统地着手才能有所收获：一是针对性的学习，二是解决性的措施，三是消化性的感悟。比如，在10日下午行政系统工作会议中，如何去发现别人的优点和长处，对照自身的缺点与不足，取人之长补己之短，是互相观摩学习的重要意义所在，其次是发现平时没有关注的事务，关心一些疑难杂症的解决之道，吸收消化成自己的东西，从人格魅力、业务能力等多方面下手，逐渐培养、锻炼发展自身的管理艺术。
3、针对总结计划和三会，表示，总结与计划不仅仅是简单的汇报工作事项，它体现出的是一个人、一个团队、乃至一个企业的管理水平，从总结计划中可以发现该团队的思维模式和管理模式。今年是中通集团管理模式定型之年，“活力中通”是目前的战略重点，行政人事各项事务都要紧紧围绕这一中心。三会指总裁办公会、系统办公会及总经办会议。从管理层次上来说，总裁办公会是大局、全面的“标”与“管”，注重企业发展大方向上的掌控;系统办公会是纵向的业务层面上的“管”与“理”;而总经办会议则是横向的具体操作层面上的“管”、“理”、“行”，即是将管理工作推行下去，使之落地生根。如何落地成型?主要从方案、活动、细节、具体事务、奖惩考核、时间结点这六步分解完成。
4、随后，对行政、人事二部的工作进行指导，对工作不足之处予以批评指正，并布置了下一阶段的工作安排。