办公室物资采购管理办法（精选5篇）
第一章 总则
第一条 为规范学院物资采购工作，提高资金使用效益，保证项目质量，维护学院利益，促进规范管理，依据《中华人民共和国招标投标法》、《河南省行政事业单位国有资产管理办法》等有关法规及《河南科技学院招标采购管理办法》精神，结合学院实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学院内各项物资采购，包括仪器设备、图书资料、办公用品、实验耗材、设备维修与维护、活动用品及奖品、材料印刷等。
第二章 权责
第三条 日常办公用品、设备维修与维护、材料印刷归后勤保障部负责。日常办公耗材统一采购，建立日常耗材领用制度。
第四条 行政办公设备(电脑、打印机、家具类等)、教工奖品归学院办公室负责。
第五条 教学仪器设备、考务材料、教材归教务部负责。其中教材采购按《河南科技学院新科学院教材选用与评价管理办法》规定处理。教学实验耗材由各教学系部具体负责，教务部监督。
第六条 科研用仪器设备、科研用实验耗材归科研部负责。
第七条 学生活动用品及学生奖品根据活动性质分别归团委、学生部或主办部门负责。
第八条 除教材外的图书资料归学院图书馆负责。
第三章 采购计划
第九条 各单位根据年度预算中的正常性物品采购，由申购部门经过论证，列出采购计划;未在预算中列出的临时性项目需要进行物品采购，由相应负责部门在活动开展前列出活动方案和物品采购计划。采购计划确定后填写采购审批单，报分管领导审核。
第十条 一次性采购金额在1万元以内的项目，经分管领导审核批准后方可执行;一次性采购金额在1万元以上3万元以内的项目，分管领导审核后，经院长批准方可执行(其中学生工作、党务工作方面的采购，在分管领导审核后，须报书记批准);一次性采购金额3万元以上或未列入财务预算1万元以上的项目，须经院务办公会会议通过后方可执行。
第四章 采购方式
第十一条 采购方式分为：部门采购、询价采购、招标采购、单一来源采购等。
第十二条 一次性采购物品金额在5000元以内且物品单价在1000元以下，采用部门采购方式。
第十三条 一次性采购物品金额在5000元以上3万元以内或者物品单价在1000元以上，采用询价采购方式。
第十四条 一次性采购物品金额在3万元以上，采用招标采购方式。
第十五条 符合下列条件之一的，可以申请采取单一来源采购方式：
只能从唯一供应商处采购的;
发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的;
必须保证原有采购项目的一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
第十六条 依托河南科技学院相关学院进行实验教学的，教学实验耗材采用部门采购方式，采购人员由河南科技学院相关学院安排，新科学院对应系的相关负责人参加。
第五章 采购组织
第十七条 部门采购时，由申购部门安排人员进行采购，其中采购计划金额超过1000元，必须安排两人一起外出采购。
第十八条 询价采购时，由后勤保障部组织形成询价采购小组。询价采购小组由分管领导、监察审计部、后勤保障部、申购部门人员组成，分管领导任组长。询价的供货单位不少于三家，各供货单位提供公司资质、产品报价。询价采购小组经过表决，确定合适的供货单位，填写询价记录表，报院长审核同意，由供货单位供货。
第十九条 招标方式采购时，可由学院组织招标，也可委托河南科技学院资产处进行招标，由分管领导和部门负责人根据情况提出意见，报院长同意后决定。但一次性采购物品金额在10万元以上或者单价在3万元以上的项目，须由院务办公会会议拟定处理意见。
学院组织采购，由后勤保障部组织，招标按照河南科技学院招标流程进行。
委托河南科技学院资产处进行招标，由后勤保障部与河南科技学院资产处沟通，向河南科技学院资产处提交项目采购计划表，由河南科技学院资产处组织进行。
第二十条 单一来源采购时，由后勤保障部组织成立谈判小组，谈判小组成员必须是三人以上的单数组成，其中专家人数应为总数的三分之二以上，采购人代表应当作为小组成员之一。谈判小组与供应商进行谈判达成一致意见后，采购人必须对谈判结果进行认可，并填写单一来源采购审核表。
第二十一条 学院的所有材料印刷，由后勤保障部、监察审计部门、学院办公室共同组成小组，采用询价方式确定校外定点印刷单位，签订定点印刷框架协议。校外定点印刷单位个数不超过3个，每两年确定一次。河南科技学院印务中心作为校内定点印刷单位。
各单位需要进行材料印刷时，须经分管领导批准。如无涉密要求，由分管领导与后勤保障部统一安排，根据情况选择印刷地点印刷。涉密材料由责任单位直接到定点印刷单位安排印刷。印刷费用由后勤保障部负责按期集中结算。
第六章 验收与管理
第二十二条 部门采购方式和单一来源采购方式进行采购的，由单位负责人牵头，组织本部门人员进行物品核实与登记，填写物品入库单。
第二十三条 询价采购和招标采购方式进行采购的，由验收小组进行验收，验收小组由监察审计部门人员、分管领导、学院办公室、申购部门负责人、物品使用人员组成。验收完毕后填写验收报告单。
第二十四条 根据第二章权责范围，物品由相应部门安排专人进行管理和发放，做好发放记录。单价在800元以上的耐用品需要到后勤保障部办理固定资产登记。
第七章 报帐
第二十五条 申购单位整理报帐材料，材料包括：采购审批单、发票、采购合同或采购清单、固定资产登记单等。报帐程序按学院有关财务规定执行。
第八章 附则
第二十六条 本规定由后勤保障部负责解释。
第二十七条 本规定自下发日起执行。
第一条 基本原则
1.廉洁自律，严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量，处理好与供应商的关系，不接受供应商礼金、礼品和宴请;
2.严格遵守采购规范流程，按流程办事，能及时按质按量地采购到所需物品，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本;
3.所有采购, 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需征求相关领导同意，方能采购。
4.凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中办理采购，可以核定物品项目，通知各申购部门提出请购，然后集中办理采购;
5.采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商;
第二条 审购程序
(一) 耗用物品的审购程序
1、对于经常性项目的采购应由所需部门每月固定时间定期报计划，写明所需物品的品种、数量、规格等，经总经理审批后，交由采购部门办理。
2、需临时采购的零星低值物品由所需部门填写申购单，经部门负责人同意后方可办理。
3、零星物品的采购不得超过两天。需要急购的物品由总经理在申购单写明，限时购买。
(二) 自购菜品的申购程序
1、需货部门根据库存和使用情况填写申购物品清单，由部门负责人签字后，交采购部门办理。
2、库管人员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，库管人员应以书面形式通知采购人员进货。
(三) 供货商送货的申购程序：
1、需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字后，经总经理审批后，交采购部门办理。
2、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知库管，不需填写申购单。
3、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货。
第三条 采购数量的确定原则
为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。
(一) 鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。
1、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。
2、用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。
(二) 库存物品(干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等)的采购数量。
1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。
2、库存量上下限的计算公式：
最低库存量=每日需用量发货天数
最高库存量=每日需用量15天
第四条：货物的验收原则
(一) 验收的质量标准：
根据使用部门要求标准
(二) 验收的数量标准：
根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量据实进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。
(三) 验收人员：
采购人员、库房人员、领用部门负责人、三人共同验收。
(五) 验收程序：
1、由库管人员填写“入库单”或“物品直拨单”注明所收商品物资的数量。入库单、验收单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式三联(采购员或供货商、仓管员、财务部各一联)。
2、对不符合采购物资质量标准和数量超过“申购单”的商品物资(菜品)，使用部门有权拒绝收货。
第五条 仓库管理
(一)、负责入库货物的验收，保管及发放工作。
(二)、货物入库
1、认真验收，查核货物的数量、质量、保存有效期等。符合要求的方能入库。
2、开出入库验收单
3、及时登记帐卡，每天结出数量合计数，并录入电脑。
(三)、库存保管
1、合理利用仓库条件，分门别类保管好各类货品。
2、做到先进先出、防止积压变质。
3、设 “慢流动表”，凡是库存超过100天，都要上“黑名单”，上报部门负责人。
(四)、发放管理
1、直入厨房：以收货验收后直接入厨房的鲜活食品、蔬菜等，凭经厨师长签字的“收货单”数量标准直拔。
2 、仓库发放，厨房各班组必须填写领货单，经厨师长签字认可后出货，店面大堂经店长签字同意后出货。
第六条 采购事项
1、采购人员应严格按照“申购单”所列商品物资(菜品)的数量和采购物资质量标准以及有关定价原则进行采购。在采购过程中，因市场行情发生变化，而影响采购数量和质量的，要及时与所购商品物资的使用部门联系，征得同意后方可购买。
2、在采购过程中，自购鲜活食品、蔬菜时，应逐笔填写所购菜品的数量、单价和金额。菜品要分别堆放装运，以便领货。鲜活及易碎菜品要轻拿轻放，严禁挤压，以免影响菜品质量。冷藏肉品注意保鲜。
3、对商品物资(菜品)的退货和积压商品的处理，采购部门有积极协助处理的义务。
4、对采购过程中发生的非正常损失(采购数量与收货数量差异过大)，须单独列明并说明原因，报总经理批准方可报账。
为进一步规范单位物资的采购、管理、领取和使用，倡导勤俭节约、杜绝铺张浪费、降低行政成本，提高工作效率，从制度上、源头上防范物资采购过程中的不正之风及腐败行为，做到物资采购公正、公开、透明、更好地维护单位利益，特制定本制度。
一、物资采购范围
办公设备(含办公桌椅、电脑、空调、文件柜、饮水机等);零星办公用品(电脑耗材、纸张以及日常办公消耗用品等);维修(含房屋、设备)、工程、服务等。
二、物资采购原则
物资采购尽可能批量进行，批量物资采购按招标方式进行，物资采购要严格执行《中华人民共和国政府采购法》和政府物资统一集中采购的有关规定，坚持集体讨论，公开招标，并对商品价格和质量实行监督。
三、物资采购办法
1、凡符合政府招标采购的大宗物品，由科室出具书面报告，党支部集体研究同意后，由财务科和综合科派人会同政府采购中心按照程序进行招标购置。
2、零星办公用品及日常通用物品的申购由所需科室填写提交《物品申购审批单》，科室负责人签字后，提交到综合科，由综合科负责审核、汇总编制采购计划，报分管领导或主要领导审定后，综合科安排采购。
3、物品采购原则上须2人以上购买。对物品的采购、验收、分发等进行记录。
4、对未经审批的科室物品购置，财务一律不予报销。
四、物资领用：零星办公用品由经办人填具“办公用品购置审批领用单”，经分管领导签具意见报主管财务领导同意后方可从综合科统一领用。
五、维修(包括房屋、设备)：先由科室拿出意见和维修经费预算，1000元以下的报主管领导审批，1000元以上的由主管领导签署意见后报分管工程建设的领导审批，方可进行。房屋维修、线路改造等预决算先由党支部研究审查后，再行实施和结算。
六、物资管理
1、机关所有财产、物资一律由财务室分类、编号、造册、登记，建立台帐，由综合科根据工作需要统一调配到各科室。
2、大批量办公用品及办公设备由财务室委托地区政府采购中心统一采购入库，零星办公用品由综合科购买。机关工作人员领取办公用品实行限额制度，不论数量一律要求登记签字。
3、坚持财产、物资保管验收制度。所有购进物品，必须由财务室验收、登记入库，财物相符方可入账。
4、对办公用品的使用要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
5、物品应为工作所用，不得据为己有，挪作私用;不许随意丢弃废置。
6、对于高档耐用办公用品，科室间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜。
7 、凡工作人员调离单位，需到综合科办理有关财物移交手续后，才能办理调离手续。
毕节市人民政府办公室物品采购管理制度，是为进一步规范办公室物品采购工作，加强采购物资管理，及时、有效地提供后勤服务保障，特制定的制度。
一、办公室物品主要指用于后勤服务与管理等方面的物品，包括办公设备、日常用品、接待物品和后勤服务工具等。
二、办公室物品的采购，按照先批准后购买的原则，由各科室将拟购物品清单报文书科登记，由文书科报办公室领导审批同意后统一购买。一次性办公室物品采取金额在20xx元以内的，报办公室分管财务副主任审批;一次性办公室物品采购金额在20xx元以上(含20xx元)的，报办公室主任审批。
三、经审批，由文书科负责采购。一次性办公室物品采购金额在200元-20xx元的由两人共同购买;一次性办公室物品采购金额在20xx元以上的由三人共同购买。
四、所购物品实行入库报领制度。按照收支两条线的原则，由文书科指派专人分别对物品入库和领用进行登记，领用人员需注明领用日期、用途、数量等内容。每季度应对物品购买和领用情况进行汇总，报办公室主任和分管财务副主任，并在主任办公会上通报。
五、办公室购买的各种物品只能用于办公室工作和服务，不得私自使用或送、借他人使用。
六、各科室因工作需要，需使用公用物品的，必须履行领、借手续。一次性办公用品的领用直接向文书科领取，并由领用人签字确认;领、借贵重办公设备、接待物品和其他办公用品，必须经办公室主要领导或分管领导同意，并由领用人签字确认。领用物品未使用完或借用物品用毕应及时退还文书科，并作好物品退还登记。
七、因个人原因，造成领、借用物品丢失、损害的，由领用人照价赔偿。因保管人员管理不善，致使物品损毁、被盗、遗失的，由保管人员照价赔偿。
八、文书科要按照“日清、月结”的要求，及时清点办公室公用物品，做好登记，每月向办公室分管财务副主任、主任报告使用情况。
(一)、采购工作流程中须规范事项:
1、确定供货商，签订供货合同。供货商类别：米油类、冻货类、蔬菜类、鲜肉类、调味品。
2 签订供货合同：供货合同一式三联：一份供应商;一份财务部;一份仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。
3.制定采购计划，厨师长根据库存及所需量填写好菜品申购单，申购数量遵循“最小库存”原则。
①采购申请单由厨师长根据酒店实际需求填写，采购申请必须填写一式三联，报采购部经理审批，采购部作出复查，无误后组织采购。 ②采购申请单一共三联：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。
(二)、货比三家工作流程：每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品。
(三)、采购项目的结算
1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过20xx元，超过20xx元的须办理转账结算或办理代收货款;办理现金结算的须
经酒店经理同意。
2.办理结算时，必须按照报账程序填好报销单，经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算.
3. “食品原料申购单”壹式叁联，供货商、仓管员、财务部各一联。
4. 仓库根据库存量，遵循“最小库存”原则，上报申购计划，经部门负责人签字，报总经理签字方可，申购计划单壹式叁联，采购员、仓管员、财务部各一联。
原材料货物验收制度
1.由仓管员、厨师长(质量检查)、采购员共同验收，除急用物品外，其余物品均需仓管员称量，厨师长负责质量，经仓管员、厨师长签字认可(验收单壹式三联)。厨师长(质检员)不定时抽检质量。
注：收货单没有仓管员、厨师长当天签字无效。 供货商凭收货单结算。
2、急用菜品收货：急用海鲜，可由主管或经理负责称量，厨师长把质量关，开收货单经乙方签字方可。
3、仓管员根据验收货物信息，据实填写验收台账。